Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych - zamówienia publiczne

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym we Wrocławiu

dla postępowań o zamówienia publiczne

Na podstawie art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; zwane dalej RODO) (MENU BIP zakładka: Akty prawne/Akty unijne/RODO)

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu informuje, że:

1. Administrator:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych oraz danych osobowych osób trzecich działających w Pani/Pana imieniu jako Wykonawcy przetwarzanych w ramach postępowań o udzielenia zamówienia publicznego jest Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu, ul. Świętego Mikołaja 78-79, 50-126 Wrocław (zwany  dalej: Administratorem).

2. Jednostka organizacyjna przetwarzająca dane osobowe:

Jednostkami organizacyjnymi Administratora przetwarzającymi Pani/Pana dane osobowe w ramach prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne, w zależności od przedmiotu postępowania  są: Wydział Informacji Sądowej, Oddział Administracyjno-Gospodarczy, Oddział Spraw Ogólnych i Osobowych, Odział Finansowo – Budżetowy, Pion Ochrony Informacji i BHP.

3. Przedstawiciel jednostki organizacyjnej przetwarzającej dane osobowe:

Przedstawicielami jednostki organizacyjnej przetwarzającej Pani/Pana dane osobowe mogą być:

Kierownik Wydziału Informacji Sądowej -  tel. 71 31 60 256

Dyrektor Sądu – tel. 71 31 60 312

Kierownik Oddziału Administracyjno - Gospodarczego - tel. 71 31 60 212

Kierownik Oddziału Spraw Ogólnych i Osobowych –  tel. 71 31 60 207

Kierownik Oddziału  Finansowo – Budżetowego -   tel. 71 31 60 206

Pełnomocnik Ochrony Informacji i BHP -  tel. 71 31 60 278

4. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych:

Z Inspektorem Ochrony Danych może się Pani/Pan skontaktować wysyłając e-mail na adres: iod@wroclaw.wsa.gov.pl

5. Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. b)  RODO -  niezbędność do wykonania umowy
• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO -  konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO -  przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią (w szczególności dochodzenie roszczeń cywilnoprawnych lub obrona przed takimi roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa sieci i informacji (cyberbezpieczeństwo) – o ile nie regulują tego szczegółowo przepisy krajowe nakładające obowiązek prawny), z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

• art. 18 i 19 ustawy - Prawo zamówień publicznych (zwana dalej: P.z.p.)

6. Cele przetwarzania danych osobowych:

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.

a)    w celach kontaktowych niezbędnych do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

b)    w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków wynikających z: ustawy o finansach publicznych – w tym również polegającego na publikacji danych w Centralnym Rejestrze Umów JSFP (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 34a Ustawy o finansach publicznych) , ustawy o rachunkowości, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowych od osób fizycznych, ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.

c)    w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony praw, które to przetwarzanie stanowić będzie wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, tj. dochodzenia roszczeń lub obrony praw wynikających z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w myśl ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

d)    w celach archiwalnych, w zakresie w jakim jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych wykonywanych w interesie publicznym, ciążących na Administratorze, tj. obowiązków wynikających z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisach wykonawczych do niej.

7. Obowiązek podania danych osobowych:

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach P.z.p., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje nie podania Panią/Pana określonych danych osobowych wynikają z P.z.p.

8. Źródło pochodzenia danych osobowych:

Pani/Pana dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana w wyniku postępowania o zamówienie publiczne i złożenia oferty lub w wyniku podpisanej przez Panią/Pana umowy lub udostępnione Administratorowi na podstawie podpisanej umowy przez osobę reprezentującą Zleceniobiorcę na wykonanie zlecenia na rzecz Administratora.

9. Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców:

Pani/Pana dane osobowe gromadzone w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego mogą być przekazane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora, w szczególności podmiotom  zewnętrznym zajmującym się obsługą informatyczną, instytucjom uprawnionym do kontroli Administratora oraz organom lub podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądom, organom ścigania lub instytucjom państwowym, gdy wystąpią z żądaniem, w oparciu o stosowną podstawę prawną, oraz Ministrowi Finansów jako organowi prowadzącemu Centralny Rejestr Umów JSFP.

Ponadto odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona będzie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 P.z.p.

10. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu:

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:

a) przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, zamawiający przechowuje umowę przez cały czas trwania umowy. (art. 78 P.z.p.)

b)    w celu dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu, w którym Naczelny Sąd Administracyjny jest stroną  - do czasu jego prawomocnego zakończenia, lub przedawnienia roszczeń, nie krócej jednak niż do upływu okresu, o którym mowa w pkt c,

c)    przez okres niezbędny do wypełnienia obowiązków, o których mowa w ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

d) dane osobowe zamieszczone w CRU JSFP będą przetwarzane w tym systemie przez okres wynikający z przepisów ustawy o finansach publicznych oraz przepisów dotyczących narodowego zasobu archiwalnego (standardowo przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać, a następnie zostaną poddane procedurom archiwalnym).

Po upływie okresów wskazanych wyżej, dokumentacja archiwalna kat. B o czasowym znaczeniu praktycznym podlega brakowaniu, dokumentacja archiwalna kat. A przekazaniu do Archiwum Państwowego.

11. Informacje na temat stosowania zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania:

W stosunku do Pani/Pana danych osobowych Sąd nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji i profilowania.

12. Informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej:

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

13. Prawa osób, których dane osobowe dotyczą:

Administrator zapewnia możliwość potwierdzenia, czy w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym we Wrocławiu przetwarzane są Pani/Pana dane osobowe w ramach dokumentacji związanej z udzieleniem zamówienia publicznego.

W przypadku, gdy Wojewódzki Sąd Administracyjny przetwarza Pani/Pana dane osobowe ma Pani/Pan możliwość uzyskania informacji, o których mowa w art. 15 RODO (z zastrzeżeniem, gdyby realizacja tego prawa wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od Pani/Pana, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.).

Posiada Pani/Pan prawo do sprostowania danych osobowych dotyczących Pani/Pana osoby na podstawie przepisu art. 16 RODO – z zastrzeżeniem, iż zgodnie z art. 19 ust. 2 P.z.p., skorzystanie z prawa do sprostowania nie może powodować zmiany wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmiany postanowień Umowy w zakresie niezgodnym z Ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

Posiada Pani/Pan prawo do żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych dotyczących Pani/Pana osoby na podstawie przepisu art. 18 RODO z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO zgodnie z art. 19 ust. 3 P.z.p. wystąpienie z żądaniem nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Nie przysługuje Pani/Panu prawo do usunięcia danych osobowych (w zw. z art. 17 ust 3 lit. b, d lub e RODO), prawo do przenoszenia danych osobowych o którym mowa w art. 20 RODO, oraz na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, w przypadku gdy podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust1 lit c, a w dalszej kolejności art. 6 ust 1 lit b RODO.

Realizując jedno z ww. uprawnień może być Pani/Pan poproszona/y o podanie dodatkowych informacji pozwalających uwierzytelnić Pani/Pana tożsamość.

14. Skarga do organu nadzorczego:

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych, jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Pani/Pana osoby narusza rozporządzenie RODO (art. 77 ust. 1 RODO).

15. Dodatkowe informacje:

Informacje na temat RODO oraz jego obowiązywania w sądach administracyjnych, dostępne są na stronie internetowej Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu: http://bip.wroclaw.wsa.gov.pl/  (MENU BIP zakładka: RODO/Informacje ogólne).