Narodowy zasób archiwalny i archiwa

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r.

o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

(Dz.U. z 2020 r., poz. 164)

(wyciąg)

Rozdział  1

Przepisy ogólne

Art.  1. 

Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej "materiałami archiwalnymi", są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.

Art.  2. 

1.         Narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli.

2.         Narodowy zasób archiwalny, w zależności od stosunku własności materiałów archiwalnych, dzieli się na:

1)         państwowy zasób archiwalny;

2)         niepaństwowy zasób archiwalny.

Art.  3. 

Materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się wieczyście.

Art.  4. 

1.         Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

2.         Zadania, o których mowa w art. 51b, art. 51f ust. 2, art. 51g ust. 1, 2, 4 i 5, art. 51h ust. 1 oraz art. 51j ust. 1 i 2, są zadaniami z zakresu administracji rządowej.

Rozdział  2

Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją

Art.  5. 

1.         Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a następnie:

1)         dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;

2)         dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1, zwana dalej "dokumentacją niearchiwalną", może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana, albo właściwego organu określonego w art. 19; dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2, oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

1a.       W przypadku gdy trwale zaprzestają działalności organ lub jednostka organizacyjna, o których mowa w ust. 1, organ lub jednostka organizacyjna przekazuje:

1)         niezwłocznie materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego;

2)         dokumentację niearchiwalną organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującym ich zadania i kompetencje; do organu lub jednostki organizacyjnej przejmujących dokumentację niearchiwalną, w zakresie jej ewidencjonowania, przechowywania, zabezpieczania, udostępniania, brakowania i przekazywania do archiwum państwowego, stosuje się przepisy, jakim podlegał organ lub jednostka organizacyjna przekazujący dokumentację.

1b.       Jeżeli organ lub jednostka organizacyjna, o których mowa w ust. 1, które trwale zaprzestają działalności, nie przekazały materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, materiały te przejmuje i przekazuje do właściwego archiwum państwowego organ nadrzędny nad organem lub jednostką organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności, a w przypadku braku takiego organu - organ sprawujący nad nimi nadzór.

1c.       Koszty związane z przygotowaniem do przekazania i konserwacją materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem do archiwum państwowego ponosi organ lub jednostka organizacyjna przekazująca materiały archiwalne do archiwum państwowego.

1d.       W przypadku braku organu lub jednostki organizacyjnej przejmujących zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, które trwale zaprzestają działalności, dokumentację niearchiwalną tego organu lub jednostki przekazuje się organowi nadrzędnemu nad organem lub jednostką organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności, w przypadku braku organu nadrzędnego - organowi sprawującemu nadzór nad organem lub jednostką organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności, a w przypadku braku takiego organu - podmiotowi wykonującemu działalność, o której mowa w art. 51a, po zapewnieniu przez podmiot likwidujący działalność organu lub jednostki organizacyjnej podmiotowi wykonującemu działalność, o której mowa w art. 51a, środków finansowych na dalsze przechowywanie tej dokumentacji.

1e.       Podlegające przejęciu przez archiwum państwowe materiały archiwalne organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, które trwale zaprzestały działalności, niezbędne do działalności:

1)         organu państwowego lub państwowej jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej przejmujących zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności, archiwum państwowe pozostawia temu organowi lub jednostce, na ich pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej, na podstawie porozumienia zawartego pomiędzy archiwum państwowym a tym organem lub jednostką;

2)         państwowej osoby prawnej, organu jednostki samorządu terytorialnego lub samorządowej jednostki organizacyjnej przejmujących zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności, archiwum państwowe, na ich pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej, pozostawia do używania na podstawie umowy użyczenia tej osobie, organowi lub jednostce;

3)         jednostki organizacyjnej niebędącej państwową lub samorządową jednostką organizacyjną, przejmującej zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności, archiwum państwowe, na jej pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej, może pozostawić do używania na podstawie umowy użyczenia tej jednostce.

1f.        Porozumienie lub umowa użyczenia, o których mowa w ust. 1e, określają w szczególności czas dysponowania materiałami archiwalnymi oraz obowiązki biorącego do używania materiały archiwalne.

1g.       Jeżeli z dokumentacji organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, które trwale zaprzestały działalności, nie wydzielono materiałów archiwalnych, do postępowania z tą dokumentacją, do czasu wydzielenia tych materiałów, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące postępowania z materiałami archiwalnymi.

(…)

Art.  6. 

1.         Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:

1)         powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;

2)         nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

1a.       Zadania, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b.

2.         Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:

1)         instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych;

2)         sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w organie lub jednostce organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji;

3)         instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.

(…)

Art.  7. 

Materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane; nie mogą być też, poza wypadkami określonymi w ustawie, przekazywane innym jednostkom organizacyjnym niż określone w art. 22.

Art.  8. 

Materiały archiwalne wchodzące do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane; ich przejście na własność Państwa następuje zgodnie z art. 44.

Art.  9. 

1.         Materiały archiwalne wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego mogą być zbywane. W razie ich zbywania w drodze umowy sprzedaży, archiwom państwowym oraz archiwom wyodrębnionym przysługuje prawo pierwokupu tych materiałów, w zależności od właściwości tych archiwów. Do pierwokupu tych materiałów stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

2.         Prawo pierwokupu, o którym mowa w ust. 1, nie ma zastosowania, jeżeli materiały archiwalne wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego są oferowane do nabycia jednostkom organizacyjnym, o których mowa w art. 22 ust. 2, jeżeli materiały te uzupełniają aktualnie posiadany archiwalny zasób historyczny tych jednostek.

(…)

Art.  11. 

Jednostki organizacyjne państwowej sieci archiwalnej mogą przyjmować na przechowanie materiały archiwalne będące własnością bądź na podstawie innego tytułu pozostające w posiadaniu niepaństwowych jednostek organizacyjnych oraz osób fizycznych.

 

Art.  12. 

Organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne, partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze i inne organizacje społeczne oraz inne niepaństwowe jednostki organizacyjne, a także kościoły i związki wyznaniowe, u których powstają bądź które przechowują materiały archiwalne, są obowiązane zapewnić należyte warunki ich przechowywania, chronić je przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz zapewnić konieczną konserwację tych materiałów.

 

Art.  12a. 

Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wydać decyzję o zabezpieczeniu materiałów archiwalnych wchodzących do narodowego zasobu archiwalnego przez przeniesienie ich do tego archiwum w celu przechowania, aż do czasu ustania zagrożenia, jeżeli istnieje uzasadniona obawa ich zniszczenia, uszkodzenia lub utraty, w szczególności przez wywiezienie za granicę bez zezwolenia, o którym mowa w art. 14.

(…)

Rozdział  3

Państwowy zasób archiwalny

Art.  15. 

1.         Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:

1)         organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;

1a)       organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;

2)         obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.

2.         Państwowy zasób archiwalny tworzą również materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności:

1)         partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym, zawodowym i gospodarczym,

2)         kościołów i związków wyznaniowych,

3)         innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych,

4)         działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki,

5)         rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw i innej aktywności gospodarczej,

jeżeli materiały te stały się własnością Państwa w wyniku zakupu, darowizny lub w innej drodze.

3.         Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1 i 2, znajdujące się poza granicami Państwa w posiadaniu obcych organów lub organizacji są uważane za państwowy zasób archiwalny, jeżeli na podstawie prawa lub zwyczajów międzynarodowych powinny być przekazane Rzeczypospolitej Polskiej.

Art.  16. 

(…)

2a.       Archiwa państwowe wykonują usługi archiwalne w zakresie wyszukiwania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych, przetwarzania tych informacji i danych, a także sporządzania wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych bądź dźwiękowych tych materiałów, włącznie z metadanymi odwzorowań cyfrowych.

(…)

Art.  16a. 

1.         Każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych.

2.         Podmioty, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2, zwane dalej "podmiotami zobowiązanymi", są obowiązane udostępniać:

1)         materiały archiwalne w oryginale, w szczególności w ich pierwotnej wersji językowej lub w pierwotnym formacie plików cyfrowych, bądź w postaci lub w formacie nadanych przez podmiot zobowiązany w celu długotrwałego przechowywania i odczytu treści tych materiałów;

2)         reprodukcje materiałów archiwalnych.

3.         Podmioty zobowiązane mogą również udostępniać materiały archiwalne niestanowiące państwowego zasobu archiwalnego, jeżeli możliwość ich udostępniania nie została wyłączona.

4.         Korzystanie z materiałów archiwalnych służy w szczególności:

1)         celom poznawczym, w tym związanym z badaniami naukowymi albo zaspokajaniem osobistych potrzeb informacyjnych;

2)         ponownemu wykorzystaniu treści lub odwzorowań tych materiałów, do celów innych niż te, dla których je wytworzono lub pierwotnie zgromadzono, w tym do celów zarobkowych;

3)         uzyskiwaniu, w trybie przepisów odrębnych, które regulują zasady wydawania zaświadczeń, urzędowego potwierdzenia treści przechowywanych materiałów archiwalnych, w postaci ich uwierzytelnionych odwzorowań (odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji) w oryginalnej wersji językowej, a także w postaci wtórnych dokumentów opisowo prezentujących tę treść lub jej składniki wyróżnione przez wnioskodawcę.

Art.  16b. 

1.         Dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu:

1)         w zakresie i na zasadach określonych w przepisach:

a)         o ochronie informacji niejawnych,

b)         o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych;

2)         ze względu na ochronę:

a)         dóbr osobistych,

b)         danych osobowych;

3)         ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

2.         Materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:

1)         aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących:

a)         urodzeń - po 100 latach,

b)         małżeństw i zgonów - po 80 latach;

2)         indywidualnej dokumentacji medycznej - po 100 latach od sporządzenia ostatniego wpisu;

3)         aktów notarialnych i dokumentacji ksiąg wieczystych wraz z urządzeniami ewidencyjnymi - po 70 latach od sporządzenia aktu lub składnika dokumentacji;

4)         dokumentacji spraw sądowych i postępowań dochodzeniowych - po 70 latach od uprawomocnienia się orzeczenia lub zakończenia postępowania;

5)         ewidencji ludności - po 30 latach od jej wytworzenia;

6)         dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców - po 50 latach od ustania stosunku pracy.

3.         Ograniczeń określonych:

1)         w ust. 1 pkt 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli zainteresowany posiada szczególne uprawnienia albo realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń;

2)         w ust. 2 nie stosuje się do udostępnienia uprawnionym do dostępu do danych zawartych w tych materiałach.

Art.  16c. 

1.         Udostępnianie materiałów archiwalnych jest bezpłatne.

2.         Podmioty zobowiązane nie wykonują autorskich praw majątkowych, które przysługują Skarbowi Państwa, w stosunku do podmiotów, którym udostępniono te materiały.

3.         Podmioty zobowiązane nie powinny ograniczać dostępu do materiałów archiwalnych, ponad ograniczenia stosowane w związku z pierwotnym celem ich wytworzenia.

4.         Jeśli przepisy odrębne zapewniają szerszy dostęp do materiałów archiwalnych niż wynika z ustawy, zastosowanie mają te przepisy.

Art.  16d.  [Sposoby udostępnienia materiałów archiwalnych]

1.         Podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom materiały archiwalne przez:

1)         umożliwienie osobistego:

a)         zapoznania się z tymi materiałami,

b)         utrwalenia ich treści w postaci notatek, wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych wraz z ich metadanymi;

2)         przekazanie informacji w nich zawartych w postaci reprodukcji tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

2.         Podmioty zobowiązane udostępniają materiały archiwalne w oryginale albo reprodukcje tych materiałów:

1)         w dostosowanych do tego celu pomieszczeniach, po pisemnym zgłoszeniu w postaci papierowej lub elektronicznej;

2)         za pośrednictwem systemów teleinformatycznych wraz z metadanymi reprodukcji.

2a.       Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, zawiera następujące dane zainteresowanego lub jego upoważnionego przedstawiciela:

1)         imię i nazwisko;

2)         adres zamieszkania;

3)         adres korespondencyjny;

4)         numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, jeżeli zostały podane do wykorzystania;

5)         rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

6)         podpis własnoręczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty.

3.         Jeżeli czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b, mogłyby zakłócić innym zainteresowanym dostęp do materiałów archiwalnych, ich wykonywanie odbywa się na podstawie porozumienia między zainteresowanym i podmiotem zobowiązanym.

Art.  16e. 

1.         W przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że występują ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych, podmiot zobowiązany wszczyna postępowanie w sprawie odmowy dostępu do tych materiałów.

2.         Podmiot zobowiązany wydaje decyzję w sprawie:

1)         całkowitej albo częściowej odmowy dostępu do materiałów archiwalnych albo

2)         umorzenia postępowania w przypadku:

a)         o którym mowa w art. 16b ust. 3 pkt 1,

b)         gdy nie zachodzą ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych.

3.         Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 oraz z 2019 r. poz. 60, 730 i 1133), z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.

(…)

Art.  22.

1.         Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzi państwowa sieć archiwalna, którą tworzą:

1)         archiwa państwowe;

2)         archiwa wyodrębnione;

3)         archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych;

3a)       archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych;

4)         (uchylony).

2.         Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzą ponadto:

1)         jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny;

2)         biblioteki i muzea, przechowujące materiały archiwalne, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego, oraz gromadzące określone w art. 15 ust. 2 materiały archiwalne stanowiące państwowy zasób archiwalny:

a)         których organizatorem jest:

–          minister lub kierownik urzędu centralnego,

–          jednostka samorządu terytorialnego,

–          państwowa jednostka organizacyjna,

b)         działające w państwowych jednostkach organizacyjnych i w samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Art.  22a. 

Podmioty, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2-3a oraz ust. 2, w zakresie prowadzonej działalności archiwalnej mogą, na podstawie umowy albo porozumienia zawartych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub właściwym archiwum państwowym, nieodpłatnie korzystać z systemów informatycznych i teleinformatycznych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 10 lit. a.

Art.  22b. 

1.         Do przetwarzania danych osobowych przez jednostki, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2, w zakresie ich działalności archiwalnej, a także w zakresie przechowywania przez jednostki, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1, dokumentacji określonej w art. 51a ust. 1 i art. 51r, ogranicza się stosowanie:

1)         art. 16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej "rozporządzeniem 2016/679", w ten sposób, że przetwarzający przyjmują od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne;

2)         art. 18 ust. 1 lit. a i b rozporządzenia 2016/679, w zakresie niezbędnym do zapewnienia korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

2.         W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1. sprostowanie lub uzupełnienie jest przechowywane i udostępniane odrębnie od materiałów archiwalnych, a informację o ich wniesieniu zamieszcza się w odpowiednich środkach ewidencyjnych.

3.         Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 rozporządzenia 2016/679, następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

4.         Administrator danych informuje o ograniczeniach, o których mowa w ust. 1 i 3, w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie.

5.         Zabezpieczenia stosowane przez jednostki, o których mowa w art. 22, polegają co najmniej na:

1)         dopuszczeniu do przetwarzania chronionych danych osobowych wyłącznie pracowników posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych;

2)         pisemnym zobowiązaniu pracowników, o których mowa w pkt 1, do zachowania przetwarzanych danych w poufności.

Art.  22c. 

1.         Jednostki, o których mowa w art. 22, w ramach działalności archiwalnej, wdrażają zabezpieczenia wolności i praw osób, których dotyczą dane zawarte w materiałach archiwalnych, w szczególności w trakcie ich udostępniania przez anonimizację danych osobowych, zawieranie z użytkownikami zasobu archiwalnego umów wyłączających dalsze przetwarzanie danych osobowych oraz przez pseudonimizację danych w systemach informatycznych i teleinformatycznych.

2.         Stosowanie zabezpieczeń w postaci anonimizacji i pseudonimizacji nie jest obowiązkowe, jeżeli:

1)         przetwarza się, w tym udostępnia, dane osobowe za zgodą osoby, której dane dotyczą, jej pełnomocnika, przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego;

2)         osoba, której dane dotyczą, dobrowolnie i świadomie podała je uprzednio do publicznej wiadomości.

3.         Zabezpieczenia wolności i praw, o których mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio do dokumentacji niestanowiącej materiałów archiwalnych, o ile nie sprzeciwia się to celom postępowania z tą dokumentacją.

Art.  22d. 

Jednostki wymienione w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz w ust. 2 pkt 2 przetwarzają dane osobowe, odpowiednio:

1)         wieczyście;

2)         przez okres wynikający z art. 5 ust. 1 pkt 2.

Art.  23.  [Działalność archiwalna]

Działalność archiwalna obejmuje gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej.

Art.  23a. 

Podmiot prowadzący działalność archiwalną, udzielając zamówienia, o którym mowa w art. 4d ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), którego wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro, zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej.

Art.  23b. 

Zamówienie, o którym mowa w art. 23a, jest udzielane w sposób zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem okoliczności mogących mieć wpływ na jego udzielenie.

Art.  23c. 

Podmiot prowadzący działalność archiwalną nie udostępnia informacji związanych z zamówieniem, o którym mowa w art. 23a, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1010 i 1649), jeżeli podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż przed podpisaniem umowy o wykonanie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane.

Art.  23d. 

Podmiot prowadzący działalność archiwalną zamieszcza niezwłocznie na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej informację o udzieleniu zamówienia, o którym mowa w art. 23a, podając nazwę albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia,

Art.  34. 

1.         Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33, są obowiązani zapewnić:

1)         gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, tworzących zasób podległych im archiwów zakładowych;

2)         klasyfikowanie i kwalifikowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, a także przekazywanie materiałów archiwalnych właściwym archiwom państwowym oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

2.         Kierownicy tych jednostek obowiązani są ponadto przed zlecaniem prac projektowych wykorzystać odpowiedni materiał archiwalny.

3.         Jeżeli jednostką organizacyjną jest urząd administracji rządowej, kierownik jednostki wykonuje zadania określone w ust. 1 i 2 poprzez dyrektora generalnego tego urzędu, powołanego na podstawie przepisów odrębnych.

Art.  35. 

1.         Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w której zostały utworzone.

2.         Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone. Archiwa zakładowe nie mogą posiadać zasobu historycznego; nie dotyczy to archiwów szkół wyższych.

3.         Zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa te zostały utworzone. Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje archiwum zakładowe.

Art.  36. 

1.         W państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych innych niż określone w art. 33 powstałą w nich i powstającą dokumentację, niemającą już zastosowania w ich działalności, gromadzi się w składnicach akt.

2.         Kierownicy jednostek określonych w ust. 1 obowiązani są:

1)         zapewnić ochronę przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej w składnicach akt;

2)         umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej;

3)         zapewnić prowadzenie ewidencji dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.

3.         Dokumentacja przechowywana w składnicach akt służy potrzebom jednostek, w których składnice te zostały utworzone. W wyjątkowych wypadkach jest ona udostępniana osobom trzecim za zezwoleniem kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje składnica akt.

Art.  36a. 

Jeżeli jednostka, o której mowa w art. 33 i art. 36, posiada struktury terenowe, archiwum zakładowe lub składnicę akt można utworzyć odrębnie dla każdej takiej struktury, o ile spełnia ona co najmniej jedno z następujących kryteriów:

1)         jest zorganizowaną, wyodrębnioną i samodzielną całością położoną w miejscu zidentyfikowanym odrębnym adresem, pod którym lub z którego prowadzona jest działalność;

2)         prowadzi działalność o zasięgu regionalnym i dla potrzeb regionalnych;

3)         posiada dokumentację przydatną dla potrzeb określonych w art. 16 ust. 1 na terenie, na którym jest ona wytwarzana i gromadzona.

(…)

Art.  44. 

1.         Z chwilą trwałego zaprzestania działalności przez jednostkę organizacyjną, o której mowa w art. 42, jej materiały archiwalne stają się własnością Państwa, wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego i podlegają przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

1a.       Jeżeli ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, udostępnianie lub zabezpieczenie materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 42, było realizowane na zasadach określonych w art. 43a, materiały te:

1)         z dniem wszczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości jednostki organizacyjnej przechowującej je stają się własnością Państwa i wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego;

2)         podlegają przekazaniu do archiwum państwowego wskazanego decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych niezwłocznie po wszczęciu likwidacji lub ogłoszeniu upadłości jednostki organizacyjnej, o której mowa w pkt 1.

2.         Materiały archiwalne, o których mowa w art. 42, mogą stać się własnością Państwa, z następstwami określonymi w ust. 1, decyzją właściwych organów niepaństwowych jednostek organizacyjnych.

3.         Materiały archiwalne, o których mowa w art. 42, mogą być przekazywane w depozyt archiwom państwowym.

4.         Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia, określi warunki i tryb przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 42, w przypadkach określonych w ust. 1-3, uwzględniając wartość historyczną dokumentacji, stan jej uporządkowania i zewidencjonowania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

(…)

Art.  60. 

Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 1984 r.