Przejdź do treści strony Przejdź do menu Przejdź wyszukiwarki Przejdź do mapy biuletynu WCAG
Kontrast:
Rozmiar czcionki:
Odstępy:
Reset:
Lektor:

Sposób postępowania z aktami spraw sądowo-administracyjnych

Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej

z dnia 27 maja 2019 r.

w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowo-administracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym

Na podstawie art. 12a § 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2018 r. poz. 1302, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.

Rozporządzenie określa:

1)           sposób tworzenia i przetwarzania akt spraw sądowo-administracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym, zwanych dalej "aktami spraw";

2)           warunki i tryb przechowywania akt spraw;

3)           warunki i tryb przekazywania akt spraw do właściwych archiwów państwowych;

4)           warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania.

§  2.

1.           Tworzenie akt sprawy następuje na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału.

2.           Wyboru pomiędzy postacią elektroniczną a papierową tworzenia akt danej sprawy dokonuje przewodniczący wydziału w zarządzeniu, o którym mowa w ust. 1, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 11 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2107 oraz z 2019 r. poz. 125 i 914). W przypadku utworzenia akt danej sprawy w postaci elektronicznej nie jest możliwe dokonanie zmiany sposobu ich tworzenia na postać papierową.

Rozdział  2

Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci elektronicznej

§  3.

1.           Na akta sprawy w postaci elektronicznej składają się:

1)           dokumenty elektroniczne otrzymane przez sąd,

2)           dokumenty elektroniczne wytwarzane przez sąd,

3)           dokumenty przekształcone z postaci papierowej do postaci elektronicznej

- wraz z metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730).

 

2.           Metadane, w rozumieniu ust. 1, przechowuje się wraz z dokumentami, których one dotyczą.

3.           Dokumenty, o których mowa w ust. 1, wraz z ich metadanymi, przetwarzane są z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego sądu, spełniającego wymogi określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§  4.

1.           Dokument w postaci papierowej, w celu dołączenia do akt sprawy w postaci elektronicznej, przekształca się do postaci elektronicznej poprzez sporządzenie jego uwierzytelnionej kopii.

2.           Po przekształceniu dokument w postaci papierowej przekazuje się do składu chronologicznego stanowiącego uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu teleinformatycznego sądu.

3.           Jeżeli dokonanie pełnego przekształcenia dokumentu w postaci papierowej do postaci elektronicznej jest niemożliwe ze względów technicznych albo niezasadne ze względu na koszty przekształcenia, związane w szczególności z objętością lub stanem zachowania dokumentu, w aktach sprawy w postaci elektronicznej przechowuje się podstawowe dane pozwalające na identyfikację dokumentu, dane istotne dla sprawy oraz możliwe do przekształcenia fragmenty dokumentu.

4.           W przypadku, o którym mowa w ust. 3, w aktach sprawy w postaci elektronicznej zamieszcza się również informacje o sposobie i miejscu przechowywania dokumentu w postaci papierowej, nieprzekształconego do postaci elektronicznej.

5.           Przekształcanie dokumentów następuje z uwzględnieniem minimalnych wymagań technicznych dla odwzorowań cyfrowych, określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Rozdział  3

Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci papierowej

§  5.

1.           Akta sprawy w postaci papierowej umieszcza się w oddzielnych okładkach, oznaczonych co najmniej sygnaturą sprawy oraz symbolem sprawy.

2.           Karty akt sprawy w postaci papierowej numeruje się i łączy za pomocą środków, które nie degradują struktury fizycznej dokumentu.

§  6.

Dokument elektroniczny, w celu dołączenia do akt sprawy w postaci papierowej, przekształca się do postaci papierowej poprzez sporządzenie uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego dokumentu, zawierającego w szczególności:

1)           jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym sądu;

2)           datę wykonania wydruku;

3)           podpis upoważnionego pracownika sądu dokonującego wydruku.

Rozdział  4

Warunki i tryb przechowywania akt spraw oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

§  7.

Akta spraw dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne oznaczane kategorią A, zwane dalej "aktami spraw kategorii A", i akta niestanowiące takich materiałów, oznaczane kategorią B, zwane dalej "aktami spraw kategorii B".

§  8.

1.           Do akt spraw kategorii A zalicza się:

1)           akta spraw utworzonych w okresie do 1995 r. włącznie;

2)           akta spraw mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub ze względu na występujące w sprawie osoby;

3)           akta spraw mających znaczenie precedensowe, w szczególności spraw dotyczących systemu źródeł prawa administracyjnego oraz prawnych form działania administracji;

4)           akta spraw, w których sąd skierował pytanie prawne do Trybunału Konstytucyjnego albo do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej;

5)           akta spraw, w których Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów, całej Izby lub w pełnym składzie podjął uchwałę zawierającą rozstrzygnięcie zagadnienia prawnego budzącego poważne wątpliwości w konkretnej sprawie sądowo-administracyjnej, lub uchwałę wyjaśniającą przepisy prawne, których stosowanie wywołało rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych;

6)           akta co najmniej pięciu spraw, innych niż określone w pkt 2-5, z każdego roku i z każdego rodzaju spraw rozpoznawanych przez sąd, przewidzianych w wykazie symboli spraw sądowo-administracyjnych.

2.           Zaliczenia do akt spraw kategorii A, wymienionych w ust. 1:

1)           pkt 2-5 - dokonuje, po zakończeniu postępowania sądowego, przewodniczący rozprawy albo posiedzenia lub sędzia sprawozdawca;

2)           pkt 6 - dokonuje co roku komisja, o której mowa w § 18 ust. 1.

3.           Do kategorii A zalicza się również księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowo-administracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze.

4.           Akta spraw oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowo-administracyjnych, niewymienione w ust. 1 i 3, zalicza się do kategorii B. Do zaliczenia akt spraw do kategorii B przepis ust. 2 pkt 1 stosuje się odpowiednio.

5.           Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmian w zakresie zaliczenia akt spraw do kategorii archiwalnych, z uwzględnieniem ust. 1.

§  9.

1.           Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze mogą być prowadzone w postaci elektronicznej, w systemie teleinformatycznym sądu.

2.           Repertoria i skorowidze prowadzone w postaci elektronicznej, łącznie z metadanymi, przechowuje się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz możliwość wyodrębnienia metadanych.

3.           Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym repertorium lub skorowidzem i usystematyzowanych informacji opisujących to repertorium lub skorowidz, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nim.

4.           Metadanymi będącymi niezbędnymi elementami struktury elektronicznego repertorium lub skorowidza są:

1)           identyfikator - jednoznaczny znacznik elektronicznego repertorium lub skorowidza, który umożliwia jego identyfikację;

2)           twórca - dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za treść elektronicznego repertorium lub skorowidza, w szczególności nazwa sądu, wydziału lub sekcji, o ile występuje;

3)           tytuł - nazwa nadana elektronicznemu repertorium lub skorowidzowi, a w przypadku zmiany - ujawniająca jej dokonanie;

4)           data - rok, którego dotyczy elektroniczne repertorium lub skorowidz;

5)           format - nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych przy tworzeniu elektronicznego repertorium lub skorowidza;

6)           dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić elektroniczne repertorium lub skorowidz;

7)           typ - określenie podstawowego typu elektronicznego repertorium lub skorowidza (w szczególności tekst) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative;

8)           relacja - określenie bezpośredniego powiązania elektronicznego repertorium lub skorowidza z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;

9)           grupowanie - wskazanie przynależności elektronicznego repertorium lub skorowidza do zbioru dokumentów;

10)        kwalifikacja - kategoria archiwalna, do jakiej należy elektroniczne repertorium lub skorowidz;

11)        język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;

12)        opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści elektronicznego repertorium lub skorowidza;

13)        uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania elektronicznym repertorium lub skorowidzem.

§  10.

1.           Akta spraw kategorii A oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowo-administracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze przechowuje się w sądzie przez okres 30 lat.

2.           Akta spraw kategorii B przechowuje się w sądzie:

1)           przez 10 lat - gdy postępowanie zakończyło się wydaniem wyroku;

2)           przez 5 lat - gdy postępowanie zakończyło się w inny sposób.

3.           Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowo-administracyjnych zaliczone do kategorii B przechowuje się przez okres 10 lat.

§  11.

1.           Okresy przechowywania akt spraw w sądzie liczone są od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie.

2.           Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności sądowych wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt spraw liczony jest od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.

3.           Okres przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowo-administracyjnych stanowiących repertoria i skorowidze liczony jest od dnia 1 stycznia roku następującego po ich zamknięciu.

§  12.

1.           Akta spraw, dla których rozpoczęto liczenie okresu przechowywania, przechowuje się w archiwum zakładowym sądu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także środki ochrony przed utratą i zniszczeniem tych akt.

2.           Funkcję archiwum zakładowego w odniesieniu do akt spraw w postaci elektronicznej spełnia system teleinformatyczny sądu, o którym mowa w § 3 ust. 3.

§  13.

Akta spraw kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.

§  14.

Akta spraw kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu.

§  15.

1.           Zarządzenie o przekazaniu akt spraw do właściwego archiwum państwowego albo do zniszczenia wydaje prezes sądu.

2.           Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie, nie mogą być przekazane archiwom państwowym albo do zniszczenia.

§  16.

Przekazanie akt spraw do właściwego archiwum państwowego następuje w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§  17.

W zakresie nieuregulowanym w rozporządzeniu do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowo-administracyjnych stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące przechowywania, przekazywania do archiwów państwowych oraz niszczenia akt spraw.

Rozdział  5

Warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania

§  18.

1.           Przed przekazaniem akt spraw do zniszczenia prezes sądu powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z brakowaniem akt. Komisji przewodniczy sędzia.

2.           Komisja może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do kategorii A.

3.           Propozycja komisji, o której mowa w ust. 2, podlega na wniosek prezesa sądu zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.

4.           Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół, który przedstawia prezesowi sądu do zatwierdzenia.

5.           Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A.

§  19.

Przekazanie akt spraw do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Rozdział  6

Przepis końcowy

§  20.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 31 maja 2019 r.